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商品流通行业如何实现库存准确


    流通行业电脑应用必须基于库存的准确,如果电脑库存不准,连简单的库存预警都实现不了,诸如现金流控制等高级应用就更无法实现。库存准确是提高电脑应用层次的基础,如同健康是持续发展事业的基础。诸如库龄周期,库存金额等的分析就不好实现。

    在中等规模以及发展迅速的流通行业, “库存不准”或“库存亚准”(即大部分准确,少部分不准确)问题普遍存在。由于这些流通行业对电脑的依赖较大,“库存不准”或“库存亚准”严重影响其业务工作,给流通行业经营带来不少隐患。“库存不准”问题,不但刚开始应用电脑的流通行业会遇到,在有些已经应用了好几年的流通行业,仍然无法得到解决。
    究竟是什么原因导致流通行业电脑库存不准确或亚准确呢?究竟怎样才能使电脑库存准确呢?要弄清楚这些问题,首先要理解库存在电脑中究竟是什么。

    库存不是固定的数值,是一个一直在变化的数值。

    在电脑系统中,库存不是原始数据,而是根据原始单据和期初库存得到的计算值。
    电脑的计算是很机械的,只要期初库存和原始单据是符合实际的,库存就一定会计算准确,甚至用数据工具把库存弄乱,只要期初库存和原始单据都在,经过重新计算后库存仍然会恢复正确的数值。
    明白了这个道理,就很容易理解为什么流通行业的库存不准:这些流通行业电脑中的期初库存或者原始单据不符合实际。

    库存不准多数是由管理或使用上的漏洞造成的

    如果某个流通行业库存数据与实际情况不相符,我们可以肯定地说,它的电脑中期初库存或者原始单据一定存在问题。造成问题的原因通常是管理上的漏洞或者使用不当,根据我们的统计,两者比例大约是7:3。
    在大部分情况下,只需检查那些库存不正确的品种的进货历史、销售历史、退货历史和期初库存,就能发现库存不准的原因。这些品种的原始记录往往与实际业务值不符:缺漏、重录、数量录错、期初库存不对……通过逐一分析这些错误,可以发现很多管理或使用上的疏漏。
1)常见的管理漏洞包括:
    零售店没有对重号商品进行唯一编码(最常见,至少导致15%的品种库存不准);
    手工单没有及时补录进电脑(最常见);
    录入数据或修改数据缺乏复核(常见);
    连锁交换控制不严导致数据迟交漏交(常见);
    经营人员作弊性删改数据(近来发现多起,我们已提供特殊的数据查验服务,帮助企业主进行检查);
2)常见的使用不当包括:
    盘点失误导致期初库存不准(最常见);
    失误的备份及恢复(常见);
    没有及时备份数据导致电脑故障后只恢复部分数据(常见);
    失误的数据删除。

分析结果与我们一直以来的感觉相当接近:电脑管理员的素质越高,企业老总对电脑应用的认识越深刻,流通行业的电脑管理就实施得越好。
电脑应用的过程是螺旋上升的过程,随着流通行业认识的深化、应用经验的积累和配套管理制度的完善,流通行业的电脑应用层次将会不断提高,所遇到的问题也将逐步得以克服


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